1. Alapelvek
- A Bokko csak addig őrzi meg a személyes adatokat, ameddig az a konkrét célhoz szükséges.
- A megőrzési szabályok a szolgáltatásnyújtás, a biztonság és az igényérvényesítés szempontjait követik.
- A Bokko a retention-végrehajtást rendszerszintű, automatizált folyamatokkal valósítja meg, ahol ez már rendelkezésre áll; egyébként adminisztratív vagy időszakos purge folyamatot alkalmaz.
2. Megőrzési időtábla
| Adatkör | Megőrzési idő | Szabály |
|---|---|---|
| Szolgáltatói fiókadatok | A szerződés fennállása alatt, majd 90 nap | Export és utólagos helyreállítási időablak után törlés vagy anonimizálás. |
| Szolgáltatói profil és konfiguráció | A szerződés fennállása alatt, majd 90 nap | A szolgáltatás megszűnése után csak átmeneti lezárási időre őrizhető meg. |
| Vendég booking rekordok | 24 hónap | Az időpont napjától vagy a végső státuszfrissítéstől számítandó. |
| Booking eseménynapló | 24 hónap | A kapcsolódó bookinggal együtt törlendő. |
| Guest profil és phone index | 24 hónap az utolsó booking aktivitástól | Ha nincs új aktivitás, a profil és index törlendő. |
| Guest response token és response linkhez tartozó adat | A booking lezárásáig, de legfeljebb 30 nap a lezárástól | Lezárt ügy után törlés vagy nullázás. |
| SMS és email delivery metaadatok | 12 hónap | A kézbesítési bizonyíthatósági időszak után törlendő. |
| Rate limiting és biztonsági adatok | 12 hónap | Aktív incidens esetén a szükséges ideig meghosszabbítható. |
| Support kommunikáció | 12–24 hónap az ügy lezárásától | Általános ügyfélszolgálati levelezés; hosszabb megőrzés csak dokumentált érdek alapján. |
| Jogi igényérvényesítéshez kapcsolódó kommunikáció | 5 év az ügy lezárásától | Szerződéses vagy jogi igény esetén tartható meg. |
| Számlázási és számviteli bizonylatok | A vonatkozó számviteli és adójogi kötelezettség szerint | Bokko önálló adatkezelői célja; megőrzési idő a mindenkori jogszabályi követelményhez igazodik. |
| Admin és biztonsági audit napló | 7 év | Jogos érdek — jogi igényérvényesítés, incidens-kivizsgálás, adminisztratív elszámoltathatóság. |
3. Törlési szabályok
- A bookinghoz kapcsolódó eseménynaplókat és származtatott guest indexeket összehangoltan kell törölni.
- A response tokeneket felhasználás vagy ügylezárás után törölni vagy nullázni kell.
- A Bokko scheduled cleanup folyamatot vezet be a retention policy rendszerszintű végrehajtására.
4. Érintetti kérelmek
A vendégfoglalási adatokkal kapcsolatos kérelmeket a Bokko az érintett szolgáltató utasításai szerint kezeli, mivel a vendégfoglalási adatok tekintetében az adatkezelő a szolgáltató. A Bokko saját adatkezelői céljaihoz szükséges adatoknál a Bokko közvetlenül jár el.
5. Felülvizsgálat
A dokumentumot legalább évente egyszer, valamint új adatfolyam, új külső szolgáltató vagy új jogi követelmény bevezetésekor felül kell vizsgálni.